Trans Mas Occitan monitore son activité pour protéger ses marges

Confrontée à l’inflation du prix des carburants, à la pénurie de chauffeurs et aux fluctuations d’activité, la société de Trans Mas Occitan (TMO), qui opère avec 150 véhicules et autant de salariés dans le transport régional express poids lourds et la livraison du dernier kilomètre, s’est équipée pour pouvoir monitorer ces variations. Cette société familiale toulousaine créée il y a dix ans qui réalise huit millions d’euros de chiffre d’affaires, vient ainsi d’adopter la plateforme Rubiwin, développée par le groupe Redspher qu’elle testait depuis septembre 2021.

« Rubiwin nous apporte une vision complète de notre activité », explique Nabil Moussi, le gérant de TMO qui obtient, grâce à cet outil, un suivi de facturation, du chiffre d’affaires, de la performance des chauffeurs et de la marge. L’outil permet aussi désormais d’effectuer un suivi RH et de faciliter l’élaboration des bulletins de paie.

Clarifier les écarts de facturation entre transporteur et chargeur

« Nous avons une approche assez rigoureuse et analytique de nos transports. Mais, avec l’expérience, nous nous sommes rendu compte que nos chargeurs et nous n’avions pas toujours les mêmes données à la fin du mois. Sur la facturation, nous constations des écarts entre leurs chiffres et les nôtres », explique Nabil Moussi, qui travaille pour des sociétés telles que Fedex, TNT, Chronopost, Colissimo ou encore Amazon. TMO a d’abord travaillé pour le géant du e-commerce par l’intermédiaire d’Easytogo, une société du groupe Redspher.

Rentrer les données au fur et à mesure nous permet de réagir très vite si des écarts apparaissent 

Ces écarts ont la plupart du temps pour cause des erreurs informatiques ou humaines liées à un mauvais suivi des scans des colis effectivement livrés par les chauffeurs dans leurs tournées. « Sur des marges qui sont minimes dans le transport. Trois ou quatre colis en moins, peuvent faire la différence sur le résultat final d’une tournée », note le gérant de TMO. A la fin du mois, le contrôle de facturation envoyé pas les clients est désormais recoupé avec les données reportées dans Rubiwin. « Si nous constatons des décalages, nous avons la possibilité de voir précisément à quel jour remontent ces décalages et avoir des moyens concrets pour aller objectivement défendre notre point de vue auprès du client. Rentrer les données au fur et à mesure nous permet de réagir très vite si des écarts apparaissent », se félicite Nabil Moussi.

Consolider des données pour accroître la capacité à prévoir

En plus de la réactivité que lui offre Rubiwin pour corriger des anomalies, Nabil Moussi compte également s’appuyer sur les reporting de cette plateforme fonctionnant sur un abonnement mensuel variable en fonction des volumes pour s’adapter aux fluctuations d’activité. « Au premier trimestre 2022, nous ressentons une baisse d’activité par rapport à la reprise post-confinement. L’augmentation du carburant met nos marges sous pression. Nous pouvons la répercuter sur les tarifs des donneurs d’ordres avec lesquels nous avons des contrats avec des clauses d’indexation sur les prix du gazole. Nous pouvons également le faire sur nos activités express sur lesquelles nous fixons les prix. Mais le fait de pouvoir exploiter les données sur plusieurs années, nous permettra de faire des prévisions sur les mois à venir », explique Nabil Moussi.

Nous sommes en train de développer une application permettant au chauffeur d’avoir en mobilité tous leurs documents légaux et les informations sur les horaires de service

Au-delà, il développe de nouvelles fonctionnalités accessibles aux chauffeurs en mobilité et très utiles en cas de contrôle : « nous sommes en train de développer une application permettant au chauffeur d’avoir en mobilité tous leurs documents légaux et les informations sur les horaires de service. »

Du côté de Rubiwin, le responsable du projet chez Redspher, Thomas Petit annonce : « l’objectif des prochains mois va être de développer des API pour connecter l’outil avec des logiciels de paye, des systèmes de géolocalisation de véhicules ou encore des logiciels comptables ».